BGE 85 III 113
85 III 113
26. Kreisschreiben, Circulaire, Circolare. (11.12.1959) Regeste
Betreibungsbuch in Kartenform. Zweiter Nachtrag zum Kreisschreiben
Nr. 31 (BGE 75 III 33 ff., 79 III 1 ff.).
Auszug aus den Erwägungen:
Die Eingabe eines Betreibungsamtes, die von der kantonalen
Aufsichtsbehörde in empfehlendem Sinn an das Bundesgericht weitergeleitet
wurde, veranlasst uns, zu den für die Führung des Betreibungsbuches in
Kartenform erlassenen Weisungen (II, Ziffern 1 bis 9 des Kreisschreibens
Nr. 31 vom 12. Juli 1949) einen einschränkenden Zusatz anzubringen. Es
handelt sich um die Aufbewahrung der Betreibungsbegehren. Dafür gilt im
allgemeinen eine Dauer von fünf Jahren (Art. 4 der Verordnung vom 14. März
1938 über die Aufbewahrung der Betreibungs- und Konkursakten). Bei Führung
des Betreibungsbuches in Kartenform sind die Betreibungsbegehren jedoch als
Bestandteil des Registers zu behandeln (Ziff. 7 der erwähnten Weisungen)
und daher nach den für das Betreibungsbuch geltenden Vorschriften (Art. 2
der erwähnten Verordnung) während dreissig Jahren aufzubewahren. Die
Eingabe weist auf die Unzukömmlichkeiten so langer Aufbewahrung hin:
Beanspruchung von viel Archivraum durch die jährlich bei manchen Ämtern
in die Zehntausende gehenden Betreibungsbegehren, Notwendigkeit der
Anschaffung der dafür nötigen Aktengestelle und Zugmappen. Es wird ferner
ausgeführt, eine Aufbewahrung der Betreibungsbegehren während mehr als
fünf Jahren erscheine als überflüssig, da alsdann Nachschlagungen kaum
mehr vorkommen.
Wir stimmen dieser Betrachtungsweise grundsätzlich zu. Die den
Betreibungsbegehren beim Kartensystem zugewiesene besondere Rolle (Ziff. 5
bis 7 der erwähnten Weisungen) wirkt sich hauptsächlich während laufender
Betreibung aus. Die Gefahr eines Verlustes oder einer Beschädigung
der Registerkarte ist kaum mehr gegeben, wenn einmal nach Beendigung
der Betreibung fünf Jahre verstrichen sind. Man kann daher auch beim
Kartensystem füglich auflängere Aufbewahrung der Betreibungsbegehren als
eines zusätzlichen Auskunftsmittels verzichten.
Dies freilich nur unter der Bedingung, dass während der ganzen
für das Betreibungsbuch, also auch für die Registerkarten, geltenden
Aufbewahrungszeit ein Personenregister vorhanden sei, wie es mindestens als
Schuldnerregister vorgeschrieben (Art. 28 und 32 der Verordnung Nr. 1 zum
SchKG vom 18. Dezember 1891) und namentlich für die Benützung des Archivs
unentbehrlich ist. Beim Kartensystem können (nach Ziff. 7 der erwähnten
Weisungen) entweder die Registerkarten von Anfang an nach den Namen der
Schuldner eingereiht werden, oder es ist ein besonderes Personenregister
anzulegen, wofür auch einfach die Betreibungsbegehren verwendet werden
dürfen. In diesem letzten Fall ist die Beseitigung der Betreibungsbegehren
fünf Jahre nach Abschluss der Betreibung nur dann zulässig, wenn entweder
die Registerkarten selbst nunmehr nach den Namen der Schuldner eingereiht
sind oder zuvor ein besonderes Personenregister erstellt wird.
Demgemäss fügen wir im Anschluss an die im Kreisschreiben Nr. 31
erlassenen Weisungen (Ziff. 1 bis 9) folgenden neuen Absatz ein:
Die Betreibungsbegehren sind nicht länger als fünf Jahre seit
Abschluss der Betreibung aufzubewahren, sofern die Registerkarten nach
den Namen der Schuldner geordnet aufbewahrt bleiben oder, bei Einreihung
der Registerkarten nach den Betreibungsnummern, besondere zugehörige
Personenregister bestehen.
Une autorité cantonale de surveillance a transmis au Tribunal fédéral,
en le priant de l'accueillir favorablement, une requête d'un office
de poursuites qui nous amène à compléter, dans un sens restrictif, les
prescriptions sur la tenue du fichier remplaçant le registre des poursuites
(II, chiffres 1 à 9 de la circulaire no 31 du 12 juillet 1949). Il s'agit
de la conservation des réquisitions de poursuite. En règle générale,
elle doit durer cinq ans (art. 4 de l'ordonnance du 14 mars 1938 sur
la conservation des pièces relatives aux poursuites et aux faillites).
Toutefois, si l'on remplace le registre des poursuites par un fichier, les
réquisitions de poursuite doivent être traitées comme parties intégrantes
du fichier (chiffre 7 des prescriptions précitées) et conservées, dès
lors, comme le registre des poursuites, pendant trente ans (art. 2 de
l'ordonnance). La requête qui nous est parvenue indique les inconvénients
d'un si long délai: utilisation de vastes locaux lorsque le nombre des
réquisitions de poursuite s'élève - c'est le cas dans maints offices - à
des dizaines de milliers par an; acquisition du mobilier et des classeurs
nécessaires. On y fait en outre remarquer qu'il est superflu de conserver
les réquisitions de poursuite au-delà de cinq ans, car, passé ce délai,
on ne les consulte plus guère.
Nous approuvons en principe cette manière de voir. Le rôle spécial
attribué aux réquisitions de poursuite dans le système du fichier
(chiffres 5 à 7 des prescriptions précitées) importe surtout au cours
de la poursuite. Le risque de perte ou de détérioration des fiches
n'existe presque plus cinq ans après la fin de la poursuite. On peut donc
raisonnablement renoncer, même dans le système du fichier, à conserver plus
longtemps les réquisitions de poursuite, à titre de source supplémentaire
de renseignements.
Cette renonciation cependant n'est possible que s'il existe, tant qu'on
doit conserver le registre des poursuites - et donc aussi les fiches -,
un registre des personnes, à tout le moins des débiteurs (art. 28 et 32
de l'ordonnance no 1 pour l'exécution de la LP, du 18 décembre 1891);
un tel registre est indispensable, notamment, pour l'utilisation des
archives. Si l'on tient un fichier, on choisit (II, chiffre 7 des
prescriptions précitées) de classer d'emblée les fiches d'après le nom
des débiteurs, ou d'adjoindre un registre spécial des personnes - pour
la confection duquel on peut utiliser les réquisitions de poursuite. On
ne saurait dans ce dernier cas, supprimer les réquisitions de poursuite,
après écoulement du délai de cinq ans dès la fin de la poursuite, que si
les fiches elles-mêmes sont désormais classées d'après le nom des débiteurs
ou si l'on tient d'abord à jour un registre spécial des personnes.
En conséquence, nous complétons les prescriptions de la circulaire
no 31 (ch. 1 à 9) par un nouvel alinéa ainsi conçu:
Il n'est pas nécessaire de conserver les réquisitions de poursuite
plus de cinq ans après la fin de la poursuite si les fiches sont ellesmêmes
conservées selon un classement d'après le nom des débiteurs ou s'il existe,
en cas de classement d'après le numéro de la poursuite, des registres
spéciaux des personnes.
L'istanza di un ufficio d'esecuzione, trasmessa al Tribunale federale
dall'autorità cantonale di vigilanza per benevolo esame, c'induce a
completare, in senso restrittivo, le istruzioni emanate per la tenuta
del registro delle esecuzioni mediante schede (II, num. da 1 a 9 della
circolare N. 31 del 12 luglio 1949). Si tratta della conservazione
delle domande di esecuzione. Di regola, essa deve durare cinque anni
(art. 4 dell'ordinanza 14 marzo 1938 sulla conservazione dei documenti
relativi alle esecuzioni e ai fallimenti). Tuttavia, se il registro
delle esecuzioni è sostituito con uno schedario, le domande d'esecuzione
vanno considerate parte integrante dello schedario stesso (num. 7 delle
istruzioni) e devono pertanto essere conservate, come il registro delle
esecuzioni, durante 30 anni (art. 2 dell'ordinanza). L'istanza che ci è
stata trasmessa accenna agli inconvenienti di una conservazione così lunga:
l'occupazione di troppo spazio nei locali degli uffici ai quali sono ogni
anno presentate decine di migliaia di domande di esecuzione; la necessità
di continuamente acquistare nuovi mobili e nuove scatole adatti alla
conservazione di tali documenti. Nell'istanza è inoltre osservato che è
superfluo conservare le domande d'esecuzione per più di cinque anni, poichè
dopo questo termine è praticamente escluso che siano ancora consultate.
Approviamo di massima questo modo di vedere. La funzione speciale
che è assegnata alle domande d'esecuzione nel sistema dello schedario
(num. da 5 a 7 delle istruzioni) si manifesta sopra tutto mentre è in
corso l'esecuzione. Il pericolo di perdita o di deterioramento delle
schede non entra praticamente più in considerazione quando dalla fine
dell'esecuzione sono trascorsi cinque anni. Si può dunque ragionevolmente
rinunciare, anche nel sistema dello schedario, a conservare più a lungo
le domande d'esecuzione, quali fonti supplementari d'informazione.
Questa rinuncia presuppone tuttavia che esista, per tutta la durata
di conservazione del registro delle esecuzioni, dunque anche delle shede,
un registro delle persone (o repertorio), almeno in forma di registro
dei debitori (art. 28 e 32 dell'ordinanza N. 1 per l'attuazione della
LEF, del 18 dicembre 1891), un registro siffatto essendo indispensabile
segnatamente per l'utilizzazione degli archivi. Dove vige il sistema
dello schedario, è per sè possibile sia classificare sin dall'inizio
le schede secondo il nome dei debitori (II, num. 7 delle istruzioni)
oppure tenere un registro speciale delle persone, per l'allestimento del
quale possono anche essere utilizzate le domande d'esecuzione. Ora, in
quest'ultimo caso l'eliminazione delle domande d'esecuzione dopo cinque
anni dalla fine dell'esecuzione sarà ammissibile soltanto se le schede
medesime saranno state classificate secondo il nome dei debitori o se
sia stato preliminarmente allestito un registro speciale delle persone.
Di conseguenza, completiamo la circolare N. 31 (num. da 1 a 9) con
l'aggiunta del seguente nuovo capoverso:
Non è necessario conservare le domande d'esecuzione più di cinque
anni dopo la fine dell'esecuzione se le schede stesse sono classificate
secondo il nome dei debitori e cosi sono conservate o se esistono, in
caso di classificazione delle schede secondo il numero dell'esecuzione,
registri speciali delle persone.